Tutorial

Berikut adalah tutorial lengkap dan mendetail mengenai cara penggunaan sistem aplikasi kasir dan manajemen restoran QRSadevo - Smart Cafe (berbasis SaaS TableTrack). Tutorial ini dirancang untuk memandu Anda dari tahap awal login hingga mengelola operasional restoran yang kompleks seperti inventaris dan laporan keuangan.

1. Login dan Pengenalan Dashboard

Langkah pertama untuk menggunakan sistem ini adalah masuk ke dalam akun Anda.

  1. Buka halaman utama aplikasi web QRSadevo - Smart Cafe.
  2. Klik tombol Masuk di pojok kanan atas.
  3. Masukkan Email dan Kata Sandi Anda pada form yang disediakan, lalu klik Masuk.
  4. Setelah berhasil, Anda akan disambut oleh Dashboard utama.
    • Dashboard ini memberikan ringkasan real-time mengenai performa restoran Anda hari ini, termasuk Total Pesanan, Total Penghasilan, dan Jumlah Pelanggan.
    • Anda juga dapat melihat grafik penjualan bulanan serta daftar pesanan yang sedang berjalan di panel sebelah kanan.

2. Fitur Point of Sale (POS) / Kasir Utama
Ini adalah inti dari aplikasi untuk melayani pelanggan secara langsung.
A. Memulai Pesanan
  1. Klik menu POS pada bilah navigasi di sebelah kiri atau atas.
  2. Anda akan diminta untuk Pilih Tipe Pesanan (seperti yang terlihat pada pop-up layar kasir). Terdapat tiga opsi utama:
    • Pengiriman (Delivery)
    • Makan di Tempat (Dine-in)
    • Ambil (Takeaway/Pickup)
  3. Anda dapat mencentang "Set sebagai default" jika restoran Anda mayoritas melayani satu tipe pesanan tertentu.

B. Memasukkan Menu ke Keranjang
  1. Tampilan POS sangat intuitif. Anda akan melihat daftar menu beserta fotonya (misal: Ayam Geprek, Rawon, Mie Goreng, Es Teh Manis).
  2. Klik pada gambar menu untuk menambahkannya ke keranjang pesanan di panel sebelah kanan.
  3. Anda bisa mengatur kuantitas dengan menekan tombol + atau - pada setiap item di keranjang.
  4. Jika ada permintaan khusus dari pelanggan (misal: "tanpa MSG" atau "pedas sedang"), klik + Tambah Catatan di bawah nama item.

C. Menambahkan Diskon dan Pelanggan (Loyalitas)
  1. Diskon: Jika ada promo, klik tombol Tambah Diskon di bagian bawah ringkasan pesanan. Anda bisa memilih diskon dalam bentuk persentase (5%, 10%, 50%) atau nominal uang langsung.
  2. Data Pelanggan: Untuk membangun database pelanggan, klik ikon profil/pelanggan. Anda bisa mencari nama pelanggan yang sudah ada atau menambahkan pelanggan baru dengan mengisi Nama, Email, Nomor Telepon, dan Alamat.

D. Memproses Pembayaran
  1. Setelah pesanan sesuai, klik tombol biru Simpan sebagai Draf, KOT (Kitchen Order Ticket), atau langsung ke TAGIHAN & BAYAR.
  2. Pada jendela Pembayaran, Anda akan melihat total yang harus dibayar.
  3. Pilih metode pembayaran yang diinginkan:
    • Tunai (Cash)
    • Kartu (Card)
    • UPI / E-Wallet
    • Transfer Bank
    • Jatuh Tempo (Split bill/Piutang)
  4. Masukkan jumlah uang yang diterima menggunakan numpad digital di layar. Sistem otomatis menghitung kembalian.
  5. Klik Selesaikan Pembayaran & CETAK untuk mencetak struk, atau pilih simpan sebagai file PDF. Struk digital ini rapi dan siap diberikan kepada pelanggan.

3. Manajemen Meja & QR Menu Mandiri (Self-Ordering)
Fitur ini sangat berguna untuk kafe atau resto modern agar pelanggan tidak perlu antre di kasir.

A. Mengatur Tata Letak Meja
  1. Masuk ke menu Meja.
  2. Anda bisa membagi meja berdasarkan area, misalnya: Indoor, Outdoor, dan Rooftop.
  3. Tambahkan meja baru, tentukan kode meja (misal: MI1 untuk Meja Indoor 1), dan tetapkan kapasitas kursi (misal: 2 Kursi).
  4. Layar akan menampilkan status meja dengan indikator warna: Hijau (Tersedia), Biru (Berjalan/Sedang digunakan), dan Merah (Dipesan/Reservasi).

B. Mencetak Kode QR
  1. Di menu Meja, masuk ke sub-menu Kode QR.
  2. Sistem akan men-generate QR Code unik untuk setiap meja.
  3. Cetak QR Code tersebut dan letakkan di masing-masing meja.

C. Pengalaman Pesanan Mandiri Pelanggan
  1. Pelanggan duduk dan memindai QR Code menggunakan kamera smartphone mereka.
  2. Menu digital resto akan langsung terbuka di HP pelanggan tanpa perlu memanggil pelayan.
  3. Pelanggan memilih makanan/minuman, menambahkan catatan, dan memproses pesanan dari HP (Bisa diatur agar bayar nanti di kasir atau via payment gateway).
  4. Pesanan langsung masuk ke Dashboard Kasir dan notifikasi KOT (Kitchen Order Ticket) otomatis terkirim ke dapur.

4. Manajemen Menu
Anda memiliki kendali penuh untuk menambah atau mengubah hidangan yang Anda jual.
  1. Buka menu Menu > Item Menu.
  2. Klik tombol biru Tambah Item Menu.
  3. Isi informasi detail:
    • Nama Menu (misal: Pizza Klasik)
    • Kategori (Makanan, Minuman, Cemilan)
    • Harga Dasar
    • Tipe Item (Sayuran/Non-Sayuran/Halal)
    • Waktu Persiapan (estimasi masak di dapur)
  4. Anda bisa mengunggah foto menu agar tampil menarik di layar POS dan HP pelanggan.
  5. Varian Harga: Anda bisa mengatur harga yang berbeda untuk Dine-in, Takeaway, atau aplikasi pihak ketiga (Delivery Platforms).

5. Dapur Terintegrasi (Kitchen Display System/KDS)
Tinggalkan sistem kertas "paku pesanan" yang rentan hilang atau salah baca.
  1. Buka menu Kitchens / Dapur.
  2. Layar ini didesain khusus untuk staf dapur. Setiap pesanan yang diselesaikan oleh kasir atau dipesan mandiri via QR akan langsung muncul di sini.
  3. Koki akan melihat detail pesanan, meja berapa, dan catatan khususnya.
  4. Koki bisa mengubah status pesanan dari Disiapkan (sedang dimasak) menjadi Siap Diambil jika makanan sudah selesai. Ini akan memberi tahu pelayan untuk segera mengantar makanan ke meja.

6. Manajemen Reservasi (Pemesanan Tempat)
  1. Buka menu Reservasi.
  2. Klik Reservasi Baru.
  3. Isi detail pelanggan, jumlah tamu, tanggal, dan slot waktu (misalnya untuk Makan Siang atau Makan Malam).
  4. Anda bisa mengalokasikan meja spesifik yang akan ditandai merah (Dipesan) pada jam tersebut agar tidak ditempati tamu lain.

7. Inventory (Manajemen Stok & Resep)
Mencegah kecolongan bahan baku dan memantau ketersediaan barang.
  1. Buka menu Inventory.
  2. Di sini Anda bisa mendata bahan baku (Inventory Items) mulai dari satuan gram hingga liter.
  3. Resep (Recipes): Anda bisa meracik resep digital. Misalnya, menu "Ayam Bakar" membutuhkan 1 potong ayam, 20 gram bumbu, dll.
  4. Setiap kali kasir menjual 1 porsi Ayam Bakar, sistem akan otomatis memotong stok bahan baku di gudang Anda sesuai resep tersebut.
  5. Anda juga bisa melihat laporan pergerakan stok dan barang yang hampir habis (Expiring/Low Stock).

8. Pengelolaan Staf & Arus Kas (Pengeluaran)
A. Manajemen Karyawan
  1. Buka menu Staf.
  2. Anda bisa menambahkan akun staf baru (Kasir, Koki, Pelayan, Manajer) dengan akses yang disesuaikan.
  3. Contoh: Koki hanya bisa melihat layar dapur, sedangkan Kasir hanya bisa melakukan penjualan tanpa bisa melihat laporan laba bersih.

B. Pencatatan Pengeluaran
  1. Buka menu Pengeluaran.
  2. Catat biaya operasional restoran seperti tagihan listrik, belanja bahan baku harian dari pasar, gaji karyawan, atau biaya sewa.
  3. Anda bisa mengatur siklus pengeluaran rutin agar sistem mencatatnya secara otomatis setiap bulan.

9. Laporan (Analytics) & Profit
Sistem ini menyediakan laporan yang sangat rinci untuk evaluasi bisnis Anda.
  1. Buka menu Laporan.
  2. Pilih jenis laporan yang ingin dilihat: Laporan Penjualan, Laporan Pajak, Laporan Pengeluaran, atau Metode Pembayaran.
  3. Data disajikan dalam bentuk angka dan grafik yang mudah dibaca. Anda bisa menyaring data berdasarkan hari ini, minggu ini, atau rentang tanggal tertentu. Laporan ini merupakan dasar yang kuat untuk menghitung laba-rugi (Profit & Loss) restoran Anda.

10. Pengaturan (Settings) & Kustomisasi
Menu Pengaturan di paling bawah memungkinkan Anda memodifikasi sistem sesuai identitas resto Anda.
  • Umum: Mengatur nama, alamat, kontak, jam operasional restoran, dan mata uang (Rupiah).
  • Shift: Mengatur jam buka/tutup kasir (misal: Shift Pagi dan Shift Malam).
  • Pajak: Mengaktifkan perhitungan pajak (misal PB1 10%) agar otomatis ditambahkan ke total pesanan pelanggan.
  • Tema & Struk: Mengganti warna dominan aplikasi, mengunggah logo kafe Anda, serta mengatur informasi apa saja yang ingin ditampilkan di struk cetak pelanggan (apakah menampilkan nama kasir, nomor meja, dan password WiFi di catatan bawah).
  • Role/Perizinan: Memperketat keamanan dengan mencentang/menghapus centang apa saja yang bisa dilakukan oleh tiap-tiap peran staf.